旅行業務取扱管理者として、私は長年、さまざまなプランを提案してきました。でも正直なところ、情報収集とスケジュール調整にはかなりの時間がかかります。お客様にぴったりの旅を届けたいと思っても、その前の準備で手一杯…という日も多かったんです。
でも、ある時から「もっと効率よくできないか？」と本気で考え始め、便利なツールを取り入れてみました。すると、驚くほど作業がスムーズになったんです。
この記事では、私が実際に使っている旅行プラン作成ツールを5つ厳選してご紹介します。「これは本当に使える」と感じた理由や、現場での活用例も交えてお伝えします。
なぜ旅行のプロはツールを使うのか？
情報の整理と時短に直結するから
旅行プランを作るときって、調べることが山ほどあります。移動手段、宿泊先、観光地の営業時間や混雑状況…。それを一つひとつ確認していくのは、ものすごく手間です。
以前は全部手作業でやっていましたが、今ではツールが情報を自動で整理してくれるおかげで、作業時間が半分以下になりました。例えば、ルートを自動で組んでくれる地図アプリや、旅程をカレンダーで表示してくれるサービスなど、本当に便利です。
お客様との信頼関係を築きやすくなるから
提案資料の見た目って意外と大事です。以前はWordで作った簡単な日程表を渡していたのですが、今では画像や地図を入れたビジュアル重視の資料を作るようになりました。
すると、お客様の反応がまるで違うんです。旅のイメージがすぐに伝わるから、「行ってみたい！」という気持ちになっていただけるんですよね。
旅行業務取扱管理者の私が選んだ！本当に使えるツール5選
Google Maps：ルート作成の王道ツール
これはもう、仕事でもプライベートでも欠かせません。複数の目的地を入力すれば、最適な順番や移動時間を自動で計算してくれます。私は「東京観光ルート」といったリストを作り、お客様にそのままURLで共有しています。
営業時間や写真、レビューもその場で見られるので、情報の裏取りにも便利です。スマホとパソコンの両方で同期できるので、外出先での調整にも強いです。
Googleスプレッドシート／Excel：自由度の高い管理表
交通費や宿泊費、日程を一括管理できるのがこの2つ。予算管理はもちろん、旅程表のテンプレートを作っておくと、新しい提案にもすぐ対応できます。
例えば、私は「北海道3泊4日プラン」といった形でシートを作り、関数を使って交通費を自動計算するようにしています。地味ですが、ものすごく助かってます。
楽天トラベルやじゃらん：予約まで一気に完結
こうした旅行サイトは、単なる予約だけでなく、プランニング機能が充実してきています。お気に入り機能を使えば、宿や観光地をブックマークできて、後から比較もしやすいです。
最近では、予約した内容を自動で旅程に反映してくれるサービスも増えてきていて、本当に便利です。私はお客様の希望に合わせて、候補をいくつか登録し、そのリストをPDFでお渡しすることもあります。
Evernote／OneNote：メモと情報の整理に最適
旅行のアイデアや、お客様との打ち合わせメモって、すぐに散らかりがちです。そこで私は、OneNoteで「国内旅行」「海外旅行」などカテゴリ別にノートを作っています。
例えば、京都旅行用のノートには、行きたいカフェのURL、YouTubeで見た動画、口コミ情報などをどんどん貼り付けています。あとから検索もしやすくて、まるで旅行のネタ帳みたいです。
Canva：見た目で差がつく提案資料
旅行プランを視覚的にまとめたいなら、Canvaは本当におすすめです。私も最初はデザインが苦手で敬遠していましたが、テンプレートが豊富で初心者でも使いやすいです。
しおり風の旅程表を作って提案したら、「まるでパンフレットみたい！」とお客様にとても喜ばれました。SNS用の投稿も簡単に作れるので、集客にも使えます。
ツール選びで失敗しないための3つのポイント
目的に合ったツールを選ぶこと
これはとても大事です。個人の旅行なら無料のアプリでも十分ですが、業務で使うなら、共同編集やデータの蓄積ができるものが便利です。
私は、仕事ではGoogleスプレッドシートをメインに使い、個人旅行ではアプリでさっとまとめています。
地図・カレンダー・メモの基本機能があるか
どんなに使いやすそうでも、基本機能がないと意味がありません。特に、地図でのルート表示、旅程を日ごとに管理できるカレンダー、そして情報をメモできる機能は必須です。
ツールごとに得意分野が違うので、私は複数を組み合わせて使っています。Google Mapsでルートを作り、スプレッドシートで費用を管理し、Evernoteで全体をまとめる…という感じです。
複数人で編集できるかどうか
仕事で使う場合、ここは見逃せないポイントです。お客様や同僚と一緒にプランを編集したり、変更内容をリアルタイムで共有したりできると、作業効率が一気に上がります。
私は、お客様とのやり取りにもGoogleスプレッドシートを活用していて、スケジュールの調整がとてもスムーズになりました。
プロが教える！旅行プラン作成ツールの使いこなし方
旅行業務に関わっていると、プランを作る作業が膨大で悩むこともありますよね。私も最初のころは、何から手をつけていいのか分からず、気がついたら一日が終わっていたこともありました。
でも、ツールをうまく使えるようになってから、作業のスピードも提案の質も大きく変わりました。ここでは、私が実際にやっているツール活用のコツをご紹介します。
プラン作成の手間を減らすテンプレート術
私は旅行プランを作るとき、最初から一つずつ情報を入れていくのではなく、あらかじめ作っておいた「ひな型（テンプレート）」を使っています。例えば、Googleスプレッドシートで、国内旅行用と海外旅行用の2種類のテンプレートを用意しています。
このテンプレートには、日付、行き先、移動手段、費用などの欄があらかじめ設定されていて、それをコピーして必要な情報を入れていくだけ。作業の手間がぐっと減りますし、プランの抜け漏れも防げます。
複数のツールを組み合わせると効率が倍増
どれだけ便利なツールでも、1つですべてをまかなうのはなかなか難しいです。私は、用途によって複数のツールを組み合わせて使うようにしています。
例えば、旅のアイデアや打ち合わせ内容はOneNoteにメモして、スケジュールや費用はGoogleスプレッドシートで管理。移動ルートはGoogle Mapsで作成し、最終的な資料はCanvaで見やすく整えています。
それぞれのツールの得意なところを活かすことで、効率よく質の高いプランが作れます。最初は手間に感じるかもしれませんが、慣れるとかなり時短になります。
ツールに頼りすぎないことも大切
これは自戒の意味も込めて言いますが、ツールはあくまで「補助」です。私も、ツールを使いこなすことに夢中になりすぎて、お客様の気持ちや細かな希望を見落としてしまったことがあります。
どんなに便利でも、旅行のプランを考えるうえで一番大事なのは、「その人にとってどんな旅が心地いいか」を想像することです。ヒアリングで引き出した気持ちや希望に寄り添いながら、ツールを使って形にしていく。そう考えると、ツールもうまく使いこなせるようになります。
時代はAIと連携！最新サービスを味方にする
最近では、AIを活用した旅行プランの自動提案サービスも少しずつ増えてきました。たとえば、出発地・目的地・旅行日数などを入力するだけで、おすすめの観光ルートやスポットを提案してくれるようなサービスです。
私が使ってみた印象では、AIが出してくれる内容はベーシックな観光地が中心でしたが、自分では気づかなかったルートが提案されていて参考になりました。
ただし、あくまでたたき台として見るのが良さそうです。そのまま使うというよりは、自分の知識や感覚を加えて、オリジナルの提案に仕上げるようにしています。
宿泊予約サイトの「お気に入りリスト」は意外と便利
じゃらんや楽天トラベルのような宿泊予約サイトには、「お気に入り登録」や「保存リスト」といった機能があります。これが実は、プラン作成のときにとても便利なんです。
例えば、私は「家族向けの宿」「カップル旅行向け」「出張向け」など、テーマごとにリストを作って保存しています。次に似た希望があるお客様が来たとき、すぐに情報を呼び出せるので、提案までの時間が短縮できます。
最新の宿泊情報やキャンペーンも一覧でチェックできるので、定期的に更新しておくと提案の幅が広がりますよ。
まとめ：ツールはプロの味方、でも主役はあなたの目線
旅行プランを作るとき、ツールは確かに心強い味方です。でも、最終的にお客様に響くのは、あなたの「目線」と「想像力」だと思います。
Google Mapsでルートを作り、Excelやスプレッドシートで予算を整理し、Canvaで見やすい資料を仕上げる。この一連の流れを自分の中でうまく回せるようになると、提案の質もスピードもぐっと上がります。
私自身、昔よりずっと楽しみながら提案できるようになりました。ぜひ、自分なりの使い方を見つけて、ツールを味方につけてください。
よくある質問（Q&A）
Q1. 無料ツールだけでプラン作成はできますか？
はい、十分可能です。私も最初は無料版のGoogle Mapsやスプレッドシート、Canvaを使っていました。それでも、日程表やルート図、費用管理など一通りできます。慣れてきて必要を感じたら、有料版を検討しても遅くはありません。
Q2. 複数のツールを使い分けるのは大変じゃないですか？
最初は少し手間取るかもしれませんが、それぞれのツールの「得意なこと」を活かすように使えば、逆に時短になります。私の場合、旅のアイデアはOneNote、予算はスプレッドシート、地図はGoogle Maps、仕上げはCanvaと決めています。
Q3. ツールに詳しくない初心者でも大丈夫ですか？
もちろん大丈夫です。私も最初は地図のピンを立てるだけで精一杯でした。でも、少しずつ使っていくうちに自然と慣れました。今ではお客様にも、「この資料分かりやすいですね」と言ってもらえるようになりました。
